Hierbei gilt es, eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen: kommunale Strategien und finanzielle Rahmenbedingungen, aber auch der Betrieb sowie das Management der Hard- und Software-Komponenten. Eine durchdachte Ausstattungskonzeption ist entscheidend, um eine effiziente und zukunftssichere Schul-IT zu gewährleisten.
Es sollten Akteure aus Schule, Medienzentrum, der kommunalen IT-Dienstleister und situativ weitere Schulträger beteiligt werden, da die Beschaffung einen komplexen Prozess aus Bedarfsanalyse, Ermittlung von Anforderungen und Markterkundung bis hin zu konkreten Leistungsbeschreibungen und Vergabeverfahren darstellt. Ein gemeinsames Zielbild unter Berücksichtigung des Lebenszyklus‘ und ein abgestimmtes Verständnis von schulischer Ausstattung sind essentiell.
Es gibt grundlegende Anforderungen, die allen Schulen gleichermaßen zur Verfügung gestellt werden sollten. Dazu zählen Drucker und Ladeinfrastrukturen, stationäre Arbeitsplätze für Lehrkräfte und Verwaltung sowie digitale Anzeigegeräte in allen relevanten Räumen. Zudem braucht jede Schule die gleiche Basisinfrastruktur wie Steckdosen, Breitbandanbindung, flächendeckendes WLAN und LAN in allen Unterrichtsräumen.
Im Kontext der Ausstattungsplanung ist es wichtig, dass auch Bedarfe im Kontext des digitalen Lehrens und Lernens berücksichtigt werden. Bei der Ausstattung sollten Unterscheidungen für verschiedene Schulformen oder Schultypen berücksichtigt werden. Grundschulen haben andere Bedarfe bei Software und Hardware als weiterführende oder Berufsbildende Schulen. Manche Schulen haben aufgrund ihres Profils oder anderer Rahmenbedingungen darüber hinaus Spezialbedarfe.
