Die notwendigen Ressourcen steigen jedoch nicht im selben Maße wie diese wachsenden Anforderungen. Es stellt sich zunehmend die Frage, wie Sie Ihre Schul-IT mit begrenzten Ressourcen dennoch weiterentwickeln können. Sie stehen vor zentralen Entscheidungen darüber, welche Aufgaben und Tätigkeiten in der Schul-IT ausgelagert werden können. Durch wen und wie soll ein IT-Service zukünftig bereitgestellt werden?
Bei der Bereitstellung von IT-Services wird generell zwischen zwei Varianten unterschieden:
Einerseits gibt es die Variante der selbständigen Durchführung von Wartungs- und Supporttätigkeiten beim Schulträger (interne Bedarfsdeckung „Make“). Andererseits gibt es die Variante der Auslagerung dieser Tätigkeiten (externe Bedarfsdeckung „Buy“ – also das Einkaufen externer Dienstleistungen).
Eine ausführliche „Handreichung Steuerung IT-Dienstleister“, die Ihnen als Schulträger Hilfestellung bietet, ob und welche Tätigkeiten bei Ihnen verbleiben und welche z.B. an einen Dienstleister ausgelagert werden könnten.
Fällt die Entscheidung zu Gunsten der Einbindung eines externen IT-Dienstleisters, so schließt sich die vorliegende „Umsetzungshilfe Steuerung IT-Dienstleister“ mit Methoden und Hinweisen zur Einbindung, Steuerung und zum Monitoring des IT-Dienstleisters an die Handreichung an. In der Umsetzungshilfe wird das in der „Handreichung“ erläuterte Vorgehensmodell zur Einbindung von IT- Dienstleistern mit konkreten Beispielen untermauert. In der Umsetzungshilfe werden Sie Schritt für Schritt mit konkreten Fragestellungen, möglichen Werkzeugen und Checklisten geführt. Ihre Entscheidungen hinsichtlich interner und/oder externer Ressourcenplanung werden begleitet, ebenso die zielgerichtete Umsetzung im Anschluss.
Das „Template Steuerung IT-Dienstleister“ enthält Tabellen zum zügigen Erstellen eigener Anforderungslisten. Die Tabellen können nach Ihren Bedarfen angepasst und mit weiteren Spalten ergänzt werden.
„Praxisbeispiele für die Zusammenarbeit von Schulträgern und kommunalen Dienstleistern“ enthalten zwei Fälle für eine gelungene Zusammenarbeit von Schulträgern mit kommunalen Dienstleistern. Diese Darstellungen adressieren praktische Fragen wie die Steuerung, Kommunikation und Abstimmung zwischen der Verwaltung, dem Dienstleister und den Schulen.
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